Estes Termos de Uso (“Termos”) regulam o acesso e o uso da plataforma notodoc (“Plataforma”), disponível em app.notodoc.com.br, operada por PSGC Tecnologia Ltda - ME, inscrita no CNPJ sob o nº 59.607.814/0001-31 (“notodoc”, “nós”).
Ao marcar a caixa de aceite no cadastro e criar uma conta, você declara que leu, compreendeu e concorda integralmente com estes Termos e com a Política de Privacidade, que é parte inseparável deste documento. Se você não concorda, não crie a conta nem utilize a Plataforma.
1. Definições
- Usuário: a pessoa que cria e utiliza uma conta na Plataforma — profissional de saúde (médico(a)) ou membro autorizado da equipe da clínica (ex.: secretária), conforme o perfil de acesso atribuído.
- Clínica: o consultório ou clínica cadastrado na Plataforma, ao qual as contas de Usuário estão vinculadas, representado pelo Usuário administrador.
- Paciente: a pessoa cujos dados são registrados na Plataforma pelo Usuário no exercício da atividade de saúde.
- Conteúdo do Usuário: todo dado inserido na Plataforma pelo Usuário — cadastros de pacientes, evoluções de prontuário, documentos emitidos (receitas, atestados, relatórios etc.), anexos e configurações.
2. O que a Plataforma é — e o que não é
O notodoc é uma ferramenta de software para gestão de prontuário eletrônico, agenda, emissão de documentos médicos e assinatura digital com certificado ICP-Brasil. A Plataforma:
- não presta serviços médicos ou de saúde, não realiza diagnósticos, não recomenda condutas clínicas nem interfere no conteúdo dos registros e documentos produzidos pelo Usuário;
- não revisa, valida ou aprova o conteúdo clínico inserido — prescrições, dosagens, CIDs, atestados e evoluções são de exclusiva autoria e responsabilidade do profissional que os produz;
- não substitui os deveres legais e éticos do profissional perante o Conselho Federal de Medicina (CFM), os Conselhos Regionais e a legislação sanitária aplicável.
3. Elegibilidade e cadastro
3.1. O cadastro é restrito a maiores de 18 anos e, para os perfis com acesso a conteúdo clínico, a profissionais de saúde regularmente inscritos no conselho profissional competente (ex.: CRM ativo). Ao se cadastrar, o Usuário declara atender a esses requisitos.
3.2. Confirmação do e-mail. A conta só é criada quando o Usuário abre o link de ativação enviado ao endereço informado. Até esse momento nenhum cadastro existe na Plataforma.
3.3. Confirmação do registro profissional. O cadastro de médico só se completa após a Plataforma confirmar, junto ao Conselho Federal de Medicina, que o CPF, a data de nascimento e o CRM/UF informados correspondem ao mesmo profissional. Registros cuja situação no CFM não seja regular — bem como inscrições de estudante formado no exterior — não são habilitados. O que é enviado ao CFM, para quê e sob qual base legal está descrito na Política de Privacidade.
3.4. Dados que não mudam. O e-mail de acesso não é alterado pela Plataforma em nenhuma circunstância — ele é, ao mesmo tempo, a credencial de entrada e o canal de redefinição de senha. Alteração somente por solicitação ao suporte. CPF e data de nascimento, uma vez confirmados, também não são alterados pelo Usuário — são a prova de identidade sobre a qual a Plataforma opera. O CRM/UF pode ser alterado, sempre mediante nova confirmação junto ao CFM. O nome civil completo impresso nos documentos e embutido na assinatura digital é o que consta no registro do Conselho; o nome profissional de exibição segue editável pelo Usuário.
3.5. O Usuário se compromete a fornecer informações verdadeiras, exatas e atualizadas no cadastro e nas configurações profissionais, ciente de que esses dados são impressos nos documentos médicos emitidos pela Plataforma. As especialidades e os RQE disponíveis para impressão são os registrados no CFM: a Plataforma não aceita especialidade autodeclarada.
3.6. Equipe, por convite. O médico não cria contas: ele convida uma secretária por e-mail, e a conta é dela — criada por ela, com senha que só ela conhece, e utilizável para atender outros médicos. O convite dá acesso à agenda e ao cadastro de pacientes daquele consultório, nunca a conteúdo clínico, e pode ser revogado pelo médico a qualquer momento. O Usuário responde por convidar apenas pessoas autorizadas e por encerrar o vínculo quando ele deixar de existir.
4. Conta, credenciais e segurança
4.1. As credenciais de acesso são pessoais e intransferíveis. É proibido compartilhar senha ou permitir o uso da conta por terceiros — inclusive por outro profissional. Cada pessoa deve ter a sua própria conta.
4.2. O Usuário é responsável por manter a confidencialidade das credenciais e por todas as atividades realizadas com a sua conta. Em caso de suspeita de uso não autorizado, deve alterar a senha imediatamente e comunicar o notodoc em contato@notodoc.com.br.
4.3. Todos os acessos e ações relevantes na Plataforma são registrados em trilha de auditoria (data/hora, conta, IP e ação realizada), inclusive leituras de prontuário, para fins de segurança, rastreabilidade e cumprimento da LGPD.
5. Proteção de dados: papéis e responsabilidades (LGPD)
5.1. Para os dados de Pacientes inseridos na Plataforma, o Usuário/Clínica atua como Controlador (Lei nº 13.709/2018 — LGPD, art. 5º, VI) — é quem decide sobre o tratamento no contexto da relação assistencial — e o notodoc atua como Operador (art. 5º, VII), tratando os dados exclusivamente conforme estes Termos e as instruções decorrentes do uso regular da Plataforma.
5.2. Como Controlador dos dados de seus Pacientes, o Usuário/Clínica se obriga a:
- possuir base legal adequada para o tratamento (em regra, tutela da saúde — LGPD art. 11, II, “f” — em procedimento realizado por profissional de saúde) e prestar aos Pacientes as informações exigidas pela LGPD;
- inserir na Plataforma somente dados pertinentes e necessários à finalidade assistencial;
- atender às solicitações de direitos dos titulares (acesso, correção, portabilidade etc.) feitas por seus Pacientes, podendo usar as ferramentas de exportação da Plataforma;
- observar o sigilo profissional e as normas do CFM sobre prontuário e documentos médicos, inclusive o prazo mínimo de guarda de 20 (vinte) anos do prontuário (Lei nº 13.787/2018).
5.3. Como Operador, o notodoc adota as medidas de segurança descritas na Política de Privacidade, não utiliza o conteúdo clínico para finalidade própria e não o compartilha com terceiros fora das hipóteses ali descritas (suboperadores de infraestrutura e assinatura digital) ou de ordem legal.
5.4. O sigilo é regra da Plataforma, e não há exceção a conceder: o conteúdo clínico só é acessível ao próprio profissional que o produziu, dentro da conta dele. Não existe compartilhamento de prontuário ou de documento entre profissionais, nem permissão que a Plataforma possa conceder para isso — o perfil de secretária não alcança conteúdo clínico, e todo acesso fica registrado em auditoria.
6. Assinatura digital (ICP-Brasil)
6.1. A Plataforma integra-se a serviços de certificado digital em nuvem — VIDaaS (VALID Certificadora) e BirdID (Soluti Certificadora), conforme o provedor escolhido pelo Usuário — para assinatura eletrônica qualificada (ICP-Brasil, padrão PAdES) de prontuários e documentos.
6.2. O certificado digital é de titularidade exclusiva do Usuário, que é o único responsável por sua obtenção, custódia, renovação e uso — inclusive pelas aprovações de assinatura realizadas no aplicativo do celular. A relação contratual do certificado é entre o Usuário e a certificadora; o notodoc não responde por indisponibilidade, revogação ou mau uso do certificado.
6.3. O documento assinado tem validade jurídica nos termos da MP nº 2.200-2/2001 e da Lei nº 14.063/2020 e pode ser verificado publicamente no validador do ITI (validar.iti.gov.br).
7. Documentos emitidos e validação pública
7.1. Receitas, atestados e demais documentos gerados na Plataforma refletem exclusivamente o conteúdo definido pelo profissional emissor, que responde por sua exatidão, adequação legal (ex.: receituário de controle especial — Portaria SVS/MS nº 344/1998 e normas correlatas) e entrega ao Paciente.
7.2. A Plataforma pode disponibilizar mecanismo de validação pública de documentos (ex.: conferência por farmácias mediante código), restrito ao documento específico e protegido por token e código de desbloqueio.
8. Uso aceitável
É vedado ao Usuário, sem prejuízo de outras condutas ilícitas:
- usar a Plataforma para finalidade ilegal ou estranha à atividade de saúde;
- registrar dados de Pacientes sem vínculo assistencial legítimo ou acessar prontuários sem necessidade profissional;
- emitir documentos médicos sem habilitação profissional válida ou em nome de terceiros;
- tentar burlar controles de acesso, explorar vulnerabilidades, realizar engenharia reversa, extração massiva de dados (scraping) ou sobrecarregar deliberadamente a infraestrutura;
- revender, sublicenciar ou disponibilizar a Plataforma a terceiros;
- transmitir código malicioso ou conteúdo que viole direitos de terceiros.
9. Propriedade intelectual
9.1. A Plataforma — software, marca, identidade visual, layout e documentação — é de titularidade do notodoc ou de seus licenciantes e é protegida pela legislação de propriedade intelectual (Lei nº 9.609/1998 e Lei nº 9.610/1998). Estes Termos concedem ao Usuário apenas uma licença de uso pessoal, limitada, não exclusiva, intransferível e revogável, pelo período de vigência da conta.
9.2. O Conteúdo do Usuário pertence ao Usuário/Clínica (e, no que couber, aos Pacientes, na condição de titulares dos dados). O Usuário concede ao notodoc licença limitada para armazenar, processar, transmitir e fazer cópias de segurança desse conteúdo, na medida estritamente necessária à prestação do serviço.
10. Preço, teste grátis e pagamento
10.1. O uso da Plataforma depende de assinatura paga, no valor de R$ 99,90 por mês ou R$ 999,00 por ano por médico. A assinatura é individual do médico: os demais usuários por ele autorizados (ex.: secretária) não geram cobrança.
10.2. Toda conta nova tem 14 (catorze) dias de teste grátis a partir do cadastro, sem necessidade de cartão. Contas criadas antes da instituição do plano pago receberam prazo de teste maior, informado dentro da Plataforma com antecedência.
10.3. O pagamento é processado por cartão de crédito, por meio de operador de pagamento contratado pelo notodoc (Stripe). O notodoc não armazena os dados do seu cartão. A assinatura renova-se automaticamente ao fim de cada período, pelo mesmo meio de pagamento, até que o Usuário a cancele. No plano anual, a cobrança é à vista.
10.4. Reajuste de preço será comunicado com antecedência mínima de 30 (trinta) dias e só valerá a partir do período seguinte; o Usuário poderá cancelar antes da vigência, sem ônus.
10.5. Direito de arrependimento. Nos termos do art. 49 do Código de Defesa do Consumidor, o Usuário pode desistir de cada contratação no prazo de 7 (sete) dias contados da data em que ela se deu, com devolução integral do valor pago, bastando solicitar por contato@notodoc.com.br. São contratações, entre outras: a adesão ao plano pago, a nova contratação após cancelamento e a mudança de periodicidade. Apenas a renovação automática do plano em vigor não é contratação nova e, portanto, não reabre o prazo. Fora dele, o cancelamento produz efeitos ao final do período já pago, sem devolução proporcional.
10.6. Falta de pagamento. Recusada a cobrança de assinatura em vigor, o Usuário terá 5 (cinco) dias de acesso integral para regularizar, contados da recusa e informados dentro da Plataforma e por e-mail. Esse prazo não se aplica quando não havia assinatura em vigor — encerrado o período de teste gratuito ou a cortesia, ou recusada a primeira cobrança da adesão, a suspensão limitada da cláusula 12.5 incide desde logo, com o aviso exibido dentro da Plataforma. Recusada a primeira cobrança, a adesão não se perfaz e a tentativa é encerrada de imediato junto ao operador de pagamento: nenhum valor é cobrado, não há nova tentativa sobre aquele cartão, e o Usuário pode assinar novamente quando quiser. Em qualquer hipótese, a suspensão nunca alcança a leitura nem a exportação do prontuário, e o pagamento confirmado restabelece o acesso pleno imediatamente.
10.7. A nota fiscal de serviço é emitida pelo notodoc conforme a legislação do município da sede.
11. Disponibilidade, manutenção e cópias de segurança
11.1. O notodoc emprega esforços comercialmente razoáveis para manter a Plataforma disponível de forma contínua, mas não garante disponibilidade ininterrupta. O serviço pode ficar temporariamente indisponível por manutenção (programada ou emergencial), falhas de terceiros (provedores de nuvem, certificadora, conectividade) ou eventos de força maior.
11.2. O notodoc mantém rotina de cópias de segurança (backup) da base de dados e dos arquivos, com infraestrutura em provedor de nuvem de mercado. Isso não exime o Usuário de manter, quando exigido por norma profissional, seus próprios controles sobre documentos críticos já entregues a Pacientes.
11.3. A Plataforma depende de serviços de terceiros (ex.: VIDaaS/BirdID para assinatura, Google Cloud para hospedagem). O notodoc não responde por falhas imputáveis exclusivamente a esses terceiros, sem prejuízo de empregar esforços para mitigar seus efeitos.
12. Suspensão, encerramento e devolução de dados
12.1. O Usuário pode solicitar o encerramento de sua conta a qualquer momento.
12.2. O notodoc pode suspender ou encerrar contas, mediante notificação, em caso de: (i) violação destes Termos; (ii) uso que coloque em risco a segurança da Plataforma, de outros Usuários ou de Pacientes; (iii) determinação legal ou judicial; (iv) descontinuação do serviço, hipótese em que dará aviso prévio de no mínimo 90 (noventa) dias; ou (v) falta de pagamento da assinatura, hipótese em que se aplica exclusivamente a suspensão limitada da cláusula 12.5.
12.3. Encerrada a conta, o Usuário terá o prazo de 60 (sessenta) dias para exportar seus dados (prontuários, documentos e anexos) em formato legível. Após esse prazo — ou imediatamente, por instrução expressa do Usuário —, os dados serão eliminados de forma segura, ressalvadas as hipóteses de guarda legal (ex.: trilha de auditoria e registros de acesso) previstas na Política de Privacidade.
12.4. A obrigação legal de guarda do prontuário pelo prazo mínimo de 20 anos é do profissional/Clínica (Controlador). O encerramento da conta não transfere essa obrigação ao notodoc; cabe ao Usuário exportar e conservar os registros antes da eliminação.
12.5. Suspensão por falta de pagamento é limitada. Nas hipóteses da cláusula 10.6 — esgotado o prazo de 5 dias, encerrado o teste gratuito, encerrada a cortesia ou recusada a primeira cobrança da adesão —, ficam suspensas apenas as funções de produção de novo conteúdo clínico: registrar nova evolução, criar adendo, emitir novo documento e anexar arquivo. Permanecem disponíveis, sem prazo: o acesso à conta, a leitura integral do prontuário, o download dos documentos já emitidos, a exportação de dados (cláusula 12.3), a agenda, o cadastro de pacientes e a conclusão de registros já iniciados (edição de rascunho e assinatura de documento pendente). A conta não é encerrada e nenhum dado é eliminado por falta de pagamento — a obrigação de guarda do prontuário é do profissional (cláusula 12.4), e o notodoc não a inviabiliza por inadimplência.
13. Limitação de responsabilidade
13.1. Na máxima extensão permitida pela legislação brasileira, o notodoc não responde:
- por decisões clínicas, diagnósticos, prescrições e demais atos profissionais do Usuário, nem por danos causados a Pacientes decorrentes do exercício profissional;
- pela veracidade, exatidão ou licitude do Conteúdo do Usuário, inclusive dos dados de Pacientes inseridos na Plataforma;
- por danos indiretos, lucros cessantes ou perda de chance decorrentes de indisponibilidade temporária do serviço, salvo dolo ou culpa grave;
- por atos de terceiros fora de seu controle razoável, incluindo acesso não autorizado decorrente de negligência do Usuário com as próprias credenciais.
13.2. Nada nestes Termos exclui ou limita responsabilidades que não possam ser excluídas ou limitadas por lei, incluindo as decorrentes do Código de Defesa do Consumidor, quando aplicável, e da LGPD.
14. Alterações destes Termos
14.1. Estes Termos podem ser atualizados para refletir mudanças na Plataforma ou na legislação. Alterações materiais serão comunicadas com antecedência mínima de 15 (quinze) dias, por aviso na Plataforma ou pelo e-mail cadastrado. A versão vigente, com data de atualização, estará sempre publicada nesta página.
14.2. O uso continuado da Plataforma após a vigência da nova versão significa concordância. Se o Usuário discordar, deve encerrar a conta na forma da cláusula 12.
15. Disposições gerais
15.1. Estes Termos são regidos pelas leis da República Federativa do Brasil. Fica eleito o foro da comarca de Santos/SP, sem prejuízo do foro do domicílio do Usuário quando a legislação consumerista assim o garantir.
15.2. A tolerância quanto ao descumprimento de qualquer disposição não constitui renúncia. Se alguma cláusula for considerada inválida, as demais permanecem em pleno vigor.
15.3. Comunicações oficiais do notodoc serão feitas pelo e-mail cadastrado ou por avisos na própria Plataforma. Contato do Usuário com o notodoc: contato@notodoc.com.br.